Una consulta frecuente de parte de los usuarios es: ¿se puede desde una planilla Excel tomar datos e ingresarlos a mis contactos de Outlook sin tener que hacerlo de uno en uno ? la respuesta es SI. En este artículo veremos como con algunas opciones de ambas aplicaciones y algún truco podemos importar contactos desde una base de datos o planilla Excel a nuestro Outlook.
Primero tenemos nuestra planilla que en este caso (para el ejemplo) tiene solo algunos registros pero por lo general suelen tener varias decenas más.
Primero tenemos nuestra planilla que en este caso (para el ejemplo) tiene solo algunos registros pero por lo general suelen tener varias decenas más.
Lo primero que debemos hacer es guardar nuestra planilla en un formato estándar que nuestro Outlook entienda y reconozca para hacer la tarea de importación. Para ello en Excel vamos a Archivo > Guardar Como, le damos un nombre a nuestro archivo, luego, abajo le indicamos a Excel que vamos a guardar el archivo con el formato CSV (texto delimitado por comas).
Al guardar seguramente les aparecerá una alerta indicando que se perderán algunos formatos y características. Esto es debido a que se esta guardando nuestra planilla como texto plano, lo que quiere decir que se perderán los colores, tipos de fuente y esas cosas. Responda que SI.
Ahora que tenemos nuestra planilla en formato CSV es cuándo viene el truco. Abra el archivo CSV con el bloc de notas.
Verá algo como esto.
En el bloc de notas valla a Edición > Reemplazar, en el cuadro de reemplazar busque los “;” y remplácelos por “,”, haga clic el reeplazar todo, cuando concluya de remplazar guarde nuevamente su archivo CSV.
Ahora vamos a Outlook Archivo > Abrir > Importar
Luego en la ventana del asistente de importación seleccionamos “Importar de otro programa o archivo” hacemos clic en siguiente y en la siguiente ventana buscamos “Valores separados por comas (Windows)” hacemos clic en siguiente, seguido de ello tenemos que buscar nuestro archivo CSV.
En la ventana siguiente seleccionamos donde se deben importar los datos, a lo que debemos seleccionar “Contactos”. Pasamos a la ventana siguiente haciendo clic en “siguiente” y hacemos clic en “asignación de campos “
En asignaciones de campo lo que hacemos es definir qué valores de nuestro archivo CSV van a quedar de los diferentes campos de nuestros contactos, básicamente se toma un valor del lado izquierdo con el mouse (nuestro CSV) y sin soltar de arrastra al cuadro de la derecha (Contactos de nuestro Outlook) en nuestro ejemplo sería; Nombre con Nombre > Nombre, Apellido con Nombre > Apellidos, Mail con E-Mail > E-mail address y Fono con Teléfono de trabajo. Las asignaciones de campo las podemos ir definiendo en base la cantidad de datos que tenga nuestro archivo CSV y a como tengamos organizados nuestro contactos en Outlook.
Una vez tengamos lista la asignación hacemos clic en aceptar y luego en finalizar con lo cual comenzará el proceso de migración e importación.
Una vez finalizado el proceso puede revisar en sus contactos.-
El ejemplo que en este artículo aparece fue realizado con Excel y Outlook 2010 pero es aplicable a versiones anteriores.
Si este artículo le fue de utilidad o tiene alguna duda del mismo, déjenos sus comentarios.
Mauricio NovoaÁrea de Soporte.
